En arkivar skal kunne finde oplysninger igen, men arbejdet begynder længe før den første søgning. Når et arkiv modtager protokoller, breve, fotografier eller digitale mapper, skal materialets oprindelse, indhold og indbyrdes sammenhæng afklares. Rækkefølgen betyder noget. Bliver dokumenter flyttet, omdøbt eller sorteret for tidligt, kan spor efter deres oprindelige brug gå tabt. Et veltilrettelagt arkivarbejde følger derfor en plan, hvor modtagelse, vurdering, ordning, registrering og adgang hver får deres plads, og beslutningerne dokumenteres undervejs.
En arkivar afklarer rammerne før modtagelsen
Den første opgave er at afgrænse, hvad der faktisk skal afleveres. Betegnelsen »foreningens arkiv« kan dække over alt fra to flyttekasser med mødereferater til et helt kontors medlemskartotek, regnskaber og fællesdrev. Arkivaren må derfor spørge til materialets omfang, periode og ophav. Hvem har skabt dokumenterne, hvilke opgaver er de opstået som led i, og findes der materiale andre steder?
Derefter skal selve afleveringen aftales. Der bør være klarhed over, hvem der afleverer, hvem der modtager, og hvilke vilkår der gælder. Ejerskab, eventuelle begrænsninger i adgangen og retten til at anvende materialet er forskellige spørgsmål, som ikke bør blandes sammen. Indeholder materialet personoplysninger, skal behandlingsgrundlaget og de relevante regler også afklares. Offentlige og private arkiver arbejder ikke nødvendigvis under samme vilkår.
En foreløbig afleveringsliste giver et praktisk udgangspunkt. Den kan eksempelvis angive otte kasser med bestyrelsesmateriale, tre fotoalbum og en digital mappe med regnskabsfiler. Listen behøver ikke beskrive hvert dokument. Den skal gøre det muligt for modtageren at kontrollere leverancen og opdage mangler. På det grundlag kan parterne aftale transport, tidspunkt, kontaktperson og plads til den indledende gennemgang. Større afleveringer kan opdeles i etaper, hvis sammenhængen mellem delene dokumenteres.
Modtagelsen skal sikre sporene efter den oprindelige brug
Når materialet ankommer, kontrolleres det mod afleveringslisten. Afvigelser noteres med det samme. En manglende protokol eller en ekstra harddisk kan ellers blive vanskelig at forklare senere. Materialet får også en entydig identifikation, så kasser, mapper og digitale leverancer kan forbindes med den rette aflevering, allerede inden den egentlige registrering er færdig.
Den oprindelige orden bør dokumenteres, før noget flyttes. Mappernes rækkefølge, påskrifter på omslag og placeringen af løse bilag kan fortælle, hvordan materialet blev brugt. Et brev mellem to referater er ikke nødvendigvis fejlplaceret. Det kan have været et bilag til netop det møde. Fotografier af kassernes indhold og korte notater kan fastholde sådanne spor, uden at modtagelsen bliver unødigt omfattende.
Samtidig vurderes tilstanden. Fugtigt papir, synlig skimmel eller beskadigede databærere kræver en anden håndtering end almindelige sagsmapper. Materiale med tegn på skader bør holdes adskilt, indtil den videre behandling er afklaret med relevante fagpersoner. Digitale filer kræver også en kontrolleret modtagelse, hvor eksempelvis filantal, filformater og kontrolsummer kan indgå. En kontrolsum kan bruges til at undersøge, om en fil har ændret sig under overførslen. Arbejdsplanen skal derfor rumme tid til både kontrol og dokumentation, ikke blot til at flytte materialet ind på en hylde. Og løn som arkivar
indgår i budgetgrundlaget, når tidsforbruget skal omsættes til personaleudgifter.
Vurdering og ordning kræver hver sin beslutning
Efter modtagelsen skal arkivaren vurdere, hvad der skal bevares, og hvordan det bevarede materiale skal ordnes. Det er to forskellige opgaver. Bevaringsvurderingen handler om materialets dokumentationsværdi og de regler eller aftaler, der gælder. Ordningen skal fastholde eller tydeliggøre sammenhængen i det materiale, der bliver tilbage. En praktisk sortering må ikke blive en genvej til udokumenteret kassation.
Dubletter kan virke oplagte at fjerne, men først skal det undersøges, om de faktisk er ens. Et eksemplar med håndskrevne rettelser kan fortælle noget andet end en ren kopi. Tilsvarende kan et regneark indeholde formler og kommentarer, som ikke fremgår af en udskrift. Beslutninger om kassation skal træffes på det rette grundlag og dokumenteres, så det senere kan forstås, hvad der er fjernet og hvorfor.
Ved ordningen er ophavet et centralt holdepunkt. Materiale fra en bestyrelse bør ikke uden videre blandes med en særskilt projektgruppes papirer, blot fordi begge dele handler om samme byggeri. Hvis den oprindelige orden er brugbar, kan den ofte bevares. Er materialet helt uordnet, må en ny struktur etableres og beskrives. Arkivaren kan begynde med et afgrænset udsnit for at afprøve strukturen, før hele afleveringen behandles. Det begrænser risikoen for at skulle omordne hundredvis af mapper senere.
Arkivarens registrering forbinder indhold med placering
Registreringen skal gøre materialet søgbart uden at love mere præcision, end beskrivelserne kan bære. Arbejdet begynder derfor ofte på et overordnet niveau. Hvem har skabt arkivet, hvilken periode dækker det, og hvilke typer materiale indeholder det? Derefter kan beskrivelserne uddybes på de niveauer, der passer til samlingen og dens forventede brug. Ikke alle breve behøver en selvstændig registrering.
En anvendelig registrering af en protokol kan indeholde titel, yderår, omfang og en kort indholdsbeskrivelse. Yderårene angiver det tidligste og seneste år i materialet. Hvis titlen på omslaget er misvisende, bør det fremgå. »Mødereferater« er eksempelvis en upræcis betegnelse, hvis bindet også rummer medlemslister og regnskabsnotater. Registreringen skal samtidig knyttes til en entydig placering, så den rigtige enhed kan findes frem uden gætteri.
Arbejdsplanen bør fastlægge fælles skriveregler, før flere personer begynder at registrere. Hvordan skrives usikre dateringer? Hvordan håndteres navnevarianter? Og hvor noteres oplysninger om følsomt indhold? Små forskelle kan skabe store søgeproblemer, når de gentages i mange registreringer. Stikprøvekontrol undervejs kan fange manglende datoer, dobbelte identifikatorer og uklare beskrivelser. Rettelserne bør ske, mens materialet stadig er fremme, og medarbejderne husker sammenhængen. Registreringen er først praktisk brugbar, når beskrivelsen og den fysiske eller digitale placering stemmer overens.
Adgang og vedligeholdelse skal have plads i tidsplanen
Når materialet er ordnet og registreret, mangler der stadig beslutninger om adgang. At en samling er registreret, betyder ikke nødvendigvis, at alle dens oplysninger kan vises offentligt. Beskrivelser kan også indeholde personoplysninger eller fortrolige forhold. Arkivaren skal derfor skelne mellem adgang til selve materialet, adgang til registreringen og muligheden for at få kopier. Begrænsninger skal fremgå tydeligt af de interne arbejdsgange.
Den praktiske betjening skal også fungere. Bestiller en bruger en bestemt protokol, skal medarbejderen kunne finde den, registrere udleveringen og sætte den tilbage på rette plads. Skrøbelige dokumenter kan kræve særlige støtter eller brug af en kopi. Digitale filer kan kræve en særskilt adgangsløsning, så brugeren ikke arbejder direkte i bevaringskopien. Disse forhold bør afprøves, før samlingen åbnes for brug.
Der skal desuden fordeles ansvar for de opgaver, som fortsætter efter projektets afslutning. Digitale arkiver kræver løbende kontrol af blandt andet filernes integritet og mulighederne for at åbne dem. Fysiske samlinger kræver passende opbevaring og tilsyn med deres tilstand. En konkret plan angiver, hvem der udfører kontrollen, hvad der undersøges, og hvor resultaterne noteres. Hvis en fil ikke længere kan åbnes, eller en kasse viser tegn på fugt, skal medarbejderne vide, hvem de skal kontakte, og hvordan problemet skal håndteres.
Hvor lang tid tager det at ordne et arkiv?
Det afhænger især af materialets tilstand, den eksisterende orden og det ønskede registreringsniveau. Ti velmærkede kasser med sammenhængende protokoller kan kræve mindre arbejde end én kasse med blandede fotografier uden navne eller datoer. Et tidsestimat bør derfor bygge på en prøvebehandling af et repræsentativt udsnit. Prøven skal også omfatte de mere krævende dele af materialet, så planen ikke alene bygger på de mapper, der er hurtigst at behandle.
Skal du sortere materialet, før en arkivar modtager det?
Aftal først med modtageren, hvad du må ændre, og behold mapper, omslag og påskrifter, indtil deres betydning er vurderet. Du kan lave en enkel liste over indholdet, men undlad at kassere bilag eller omdøbe digitale filer på egen hånd. Har du oplysninger om forkortelser, personer eller tidligere opbevaring, kan du skrive dem ned og lade noterne følge med afleveringen. Hold dine forklaringer adskilt fra de oprindelige dokumenter, så det fremgår, hvad der er tilføjet senere.